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Oggi, non siamo più abituati a scrivere delle lettere commerciali a mano in lingua inglese. Questo perché il mondo è sempre più orientato a una comunicazione digitale – la maggior parte delle nostre conversazioni quotidiane avviene tramite e-mail o telefono – che non ci permette di scrivere spesso con la vecchia e cara penna stilo.
Dal momento che oggi scriviamo meno lettere di natura commerciale, tendiamo a usare la lingua inglese solo per scrivere messaggi che riteniamo più importanti. Per tale ragione, è di grande importanza riuscire a essere in grado di scrivere una lettera commerciale in inglese.
Impara a scrivere lettere commerciali in lingua inglese
Segui questi suggerimenti per rendere la tua prossima lettera commerciale la migliore possibile. Tuttavia, se non sai da dove partire, ti consigliamo di andare su questa pagina e capire come iniziare un corso in lingua inglese presso un centro Cambridge certificato.
Usa il formato e il saluto corretti
Crea una buona prima impressione con l’inizio della lettera assicurandoti che sia disposta correttamente e utilizzi il saluto corretto. La maggior parte dei documenti aziendali avrà già l’indirizzo della tua azienda nell’angolo in alto a destra come parte della carta intestata. Se non è già presente, aggiungilo e non dimenticare di indicare l’indirizzo della persona a cui stai scrivendo sotto di esso sul lato sinistro. Metti la data sotto a destra dove hai scritto l’indirizzo del mittente, quindi inizia la tua lettera. Assicurati che il nome e il titolo della persona siano corretti, ad esempio Dear Mr. Wilson. Usa Dear, Sir o Madam o specifica il nome dell’interessato se sai a chi indirizzarla.
Dichiara lo scopo della tua lettera
Dovresti indicare lo scopo della tua lettera nel primo paragrafo, ad esempio: Come da nostra conversazione telefonica, ti scrivo per fornire le informazioni che hai richiesto (As per our telephone conversation, I am writing to you to provide the information you requested).
Usa il motivo per cui scrivi per scegliere il tuo tono in lingua inglese
Le lettere commerciali sono solitamente di stile formale: utilizziamo la posta elettronica invece delle lettere per comunicazioni informali. Sebbene lo stile della lingua inglese sia formale per la maggior parte delle lettere commerciali, il tono può variare a seconda del motivo della scrittura.
Le lettere di richiesta usano spesso verbi modali per rendere la richiesta più educata. Ad esempio, sarebbe scortese scrivere: voglio che tu venga nel nostro ufficio lunedì (I want you to come into our office on Monday). Invece, per rendere la richiesta più educata usa: desideriamo che tu venga nel nostro ufficio lunedì (we would like you to come to our office on Monday.).
Se stai dando cattive notizie o scusandoti, dovresti essere educato e discreto e indicare il motivo del problema. Puoi usare un’espressione come:
- Mi dispiace informarti (I regret to inform you)…
- Temo che (I’m afraid that)…
- Purtroppo (Unfortunately)…
per introdurre le cattive notizie. Ad esempio: mi dispiace informarti che la tua domanda non è stata accolta positivamente (I regret to inform you that your application was not successful).
Le lettere di reclamo devono essere ferme ma educate. Esponi i fatti e non essere troppo emotivo. Ad esempio, se una consegna in ritardo ha avuto un effetto negativo sul tuo progetto e il modo appropriato per scriverlo in una lettera commerciale sarebbe: La consegna è stata ritardata di cinque giorni e ciò ha causato gravi interruzioni al nostro servizio (The delivery was delayed by five days, which caused severe disruptions to our service).
Un modo inappropriato per scriverlo sarebbe: sono davvero arrabbiato perché il tuo staff ha sbagliato! (I am really angry because your staff made a mistake!).
Ultimo paragrafo della lettera in lingua inglese
Nell’ultimo paragrafo, puoi includere alcune osservazioni conclusive come Contattaci per ulteriori domande (Contact us for further questions). Se stai allegando dei documenti, puoi aggiungere:
Per favore trovi allegato (Please find attached) … o sto allegando (I’m attaching) … alla fine della lettera.
Dovresti anche fare riferimento ai contatti futuri alla fine della lettera, ad esempio non vedo l’ora di vederti lunedì prossimo (I look forward to seeing you next Monday).
Chiusura della lettera
La chiusura o la fine della tua lettera dipende dal tuo rapporto con il lettore. Usa il tuo fedelmente (Your faithful) quando non conosci il nome della persona a cui stai scrivendo. Usa il tuo sinceramente (Yours sincerely) per lettere formali a persone di cui conosci il nome. Per lettere leggermente meno formali, puoi usare Cordiali saluti (Best regards) o Saluto cordialmente (Sincerely greetings). Dovresti aggiungere la tua firma (firma il tuo nome a mano) dopo la chiusura; quindi, digita il tuo nome e posiziona la firma scritta a mano sotto.
Verifica la presenza di errori
Il passo più importante! Dovresti sempre rileggere attentamente la lettera prima di inviarla, controllando la presenza di errori di grammatica, ortografia e punteggiatura. Come controllo finale, chiediti se la lettera è chiara, concisa, corretta, cortese, convincente e completa.
La prossima volta che scrivi una lettera commerciale in lingua inglese, controlla questi passaggi prima di iniziare per assicurarti che la tua lettera sia efficace e appropriata.
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